Personvernerklæring for Garuda Rekruttering AS

 

1. Innledning

Garuda Rekruttering AS er en virksomhet som tilbyr tjenester innen lederrekruttering, styreutvelgelse, mentortjenester, kandidatvurdering og organisasjonsvurderinger og utvikling. Behandlingen av personopplysninger er en sentral del av vår virksomhet, og det er derfor avgjørende at denne skjer i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR) og personopplysningsloven.

 

Denne erklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger om kandidater, oppdragsgivere, referanser, samarbeidspartnere og andre berørte personer i tilknytning til våre tjenester.

 

2. Behandlingsansvarlig

Garuda Bergen AS

Org.nr.: 994 553 291
Hardangerveien 21, 5224 Nesttun

 

Garuda Oslo AS

Org.nr.: 994 545 892

Haakon VII’s gate 9, 0161 Oslo

E-post: firmapost@garuda.no
Telefon: +47 412 37 355
Kontaktperson: Partner Synnøve Reksten Mowinckel

 

Garuda Rekruttering er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger som skjer i forbindelse med rekrutteringsoppdrag hvor vi selv initierer prosessen, samt i vår generelle database over kandidater og kontakter.

 

3. Behandlingsaktiviteter i rekrutteringsprosesser
4. Hvilke data samler vi inn fra kandidater?

• Navn og kontaktinformasjon
• CV, søknad, vitnemål og attester
• Intervjunotater og vurderinger
• Referanser og testresultater (ved samtykke)

 

Formål: Identifisere, evaluere og presentere kandidater for aktuelle stillinger.
Grunnlag: Samtykke (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a) og/eller berettiget interesse (bokstav f).

 

1. Oppdragsgiverens rolle

Når vi gjennomfører rekruttering på vegne av en oppdragsgiver, er Garuda Rekruttering databehandler, mens oppdragsgiveren er behandlingsansvarlig for behandlingen av kandidatopplysninger som deles.

Det inngås i slike tilfeller en skriftlig databehandleravtale i samsvar med GDPR art. 28.

 

1. Aktivt kandidatsøk og potensielle kandidater

Vi identifiserer ofte kandidater gjennom åpne kilder som LinkedIn. Informasjonen som innhentes, begrenser seg til det som er relevant for vurdering til en stilling.

Grunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f).

 

4. Personopplysninger om oppdragsgivere, referanser og leverandører

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos oppdragsgivere, referansepersoner og samarbeidspartnere i forbindelse med levering av rekrutteringstjenester.

 

1. Oppdragsgivere (kunder)

Ved inngåelse av rekrutteringsoppdrag registrerer vi kontaktopplysninger (navn, e-post, telefon, stilling) for personer involvert i prosessen. Behandlingen skjer for å:

• administrere oppdragsforholdet
• koordinere fremdrift og kommunikasjon
• dokumentere avtaleinngåelse og leveranse

Grunnlag: Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rekrutteringsavtale mellom Garuda Rekruttering og oppdragsgiver (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b).

 

1. Referansepersoner

Når du oppgis som referanse i en rekrutteringsprosess, kan vi behandle ditt navn, kontaktinformasjon og uttalelser du gir. Dette skjer kun med samtykke fra kandidaten.

Grunnlag: Berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), med kandidatens samtykke som forutsetning for innhentingen.

 

1. Leverandører og samarbeidspartnere

Vi registrerer nødvendige kontaktopplysninger og avtaledata for personer knyttet til leverandører, for eksempel teknologipartnere, testleverandører og IT-drift. Behandlingen skjer for å:

• ivareta kontraktsforpliktelser
• administrere samarbeidet
• dokumentere og følge opp tjenesteleveranser

Grunnlag: Oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b) og/eller berettiget interesse (bokstav f).

 

5. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for formålet. Dette vurderes konkret for hver behandlingsaktivitet.

 

Normerte slettefrister:

• Kandidater i rekrutteringsprosesser: 1–3 år etter avslutning
• Generell kandidatdatabase (ved samtykke): inntil 5 år
• Ved avslått samtykke eller manglende oppfølging: 12 måneder
• Referanser og vurderingsdokumenter: slettes parallelt med kandidatopplysninger
• Avtalepartnere: i tråd med regnskapslovens krav

 

Du kan til enhver tid be om at dine personopplysninger slettes, med mindre vi er rettslig forpliktet til videre oppbevaring.

 

6. Overføring og deling av opplysninger

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter uten rettslig grunnlag. Dette kan for eksempel være:

• Etter uttrykkelig samtykke fra kandidat
• Ved lovpålagt utlevering (f.eks. til tilsynsmyndighet)
• Ved bruk av underleverandører (f.eks. testleverandører eller IT-tjenester)

 

Alle databehandlere benyttet av Garuda Rekruttering er underlagt databehandleravtaler. All behandling skjer innenfor EU/EØS, med mindre annet er spesifisert og særskilt avtalt.

 

7. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter etter GDPR:

• Innsyn i hvilke opplysninger som behandles
• Retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
• Sletting («retten til å bli glemt») der behandling ikke lenger er nødvendig
• Begrensning av behandling
• Innsigelse mot visse former for behandling
• Dataportabilitet ved behandling basert på samtykke eller avtale

 

For å benytte deg av dine rettigheter, kontakt oss skriftlig via post@garuda.no. Vi besvarer henvendelser innen 30 dager. Vi kan be om identitetsverifisering før utlevering skjer.

 

8. Tilbakekalling av samtykke

Samtykke kan når som helst trekkes tilbake. Dette påvirker ikke lovligheten av tidligere behandling basert på samtykket.

 

Tilbaketrekking gjøres ved henvendelse til: post@garuda.no.

 

9. Klage

Dersom du mener at vår behandling er i strid med gjeldende regelverk, kan du sende en klage til:

Datatilsynet
www.datatilsynet.no

 

10. Endringer

Garuda Rekruttering forbeholder seg retten til å oppdatere denne erklæringen ved endringer i regelverk eller våre tjenester. Oppdatert versjon vil alltid være tilgjengelig på våre nettsider. Ved vesentlige endringer vil du varsles direkte dersom vi har dine kontaktopplysninger.